Autenticazione di firma

L'Ufficio Anagrafe può autenticare solamente le sottoscrizioni apposte in calce a:

• Istanze (cioè domande, richieste) e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà presentate per la riscossione di benefici economici da parte di terzi (es. deleghe alla riscossione);
• Istanze e dichiarazioni sostitutive dell'atto notorio presentate ai privati (es. banche, assicurazioni).

L'autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell'ufficio.

Si ricorda peraltro che, come norma generale, tutte le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere presentate personalmente senza alcuna necessità di autenticare la sottoscrizione, oppure possono essere inviate anche per fax e via telematica, allegando copia di un documento di identità del dichiarante. Fanno eccezione a questa metodologia semplificata le casistiche riportate qui sotto.

Autenticazione della firma

L'autenticazione di sottoscrizione consiste nell'attestazione, da parte del dipendente addetto, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa sua identificazione.

• L'autenticazione di sottoscrizione è sempre soggetta all'imposta di bollo fin dall'origine, ai sensi del DPR 642/72, a meno che non siano previste specifiche esenzioni per il particolare uso al quale tali documenti sono destinati; in questi casi, la norma di esenzione deve essere espressamente indicata sul documento.
• Chi ritiene di avere diritto ad una esenzione, ha sempre l'obbligo di dichiarare la norma che la prevede, non potendo l'operatore suggerire eventuali cause di esenzione.
• La marca da bollo deve essere portata personalmente dell'utente.

Non è possibile autenticare le sottoscrizioni apposte in calce a:

• Dichiarazioni d'impegno e di volontà
• Accettazioni o rinunce d'incarico
• Procure (comunque siano denominati, sono atti con cui l'interessato conferisce ad altri soggetti il potere di agire in nome e per proprio conto)
• Deleghe
• Dichiarazioni future
• Scritture private e meri rapporti tra privati
• Dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile.
• Fogli in bianco.

In tali casi sarà necessario rivolgersi ad un notaio.
Si segnala inoltre che non si possono autenticare sottoscrizioni apposte in calce a documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai sensi dell'art. 1 della Legge n. 482/1999 la lingua Ufficiale della Repubblica è l'italiano, e pertanto, l'eventuale documento presentato in lingua straniera, dovrà essere fornito anche di idonea traduzione.

Se il dichiarante non è in grado di firmare, è sufficiente che apponga un segno di croce sul documento

Se il dichiarante, capace di intendere e di volere, ha una impossibilità fisica alla firma (tutto quanto rientra nell'incapacità fisico/materiale di reggere una penna), al posto della firma si scriverà "impossibilitato alla firma per incapacità fisica" e poi procederà all'autenticazione; in questo caso comunque il richiedente, pur non riuscendo ad apporre dei segni grafici in calce al documento, manifesta con le parole o con i gesti la propria volontà alla sottoscrizione.

Se il dichiarante, oltre a non essere in grado di firmare il documento, non è in grado di manifestare una propria volontà per incapacità di intendere e di volere, non si potrà procedere ad alcuna autenticazione di sottoscrizione. Se i congiunti si trovassero quindi nell'impossibilità, a causa della mancanza del documento con sottoscrizione autenticata, di presentare istanze nell'interesse dell'incapace, se l'incapacità non è temporanea sarà necessario che adottino le procedure di legge previste per la nomina di Amministratori di sostegno o tutori.

Normativa di riferimento:

1. D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
2. D.P.R. n. 642 del 26/10/1972, "Disciplina dell'imposta di bollo".